Upphandlingspolicy

Upphandlingspolicy för Skövde kommun

Policyn gäller all upphandling dvs. även vid direktupphandling. Upphandling definieras som köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster eller entreprenader.

 Syfte

  • Att kommunen på ett professionellt sätt ska bedriva all upphandlingsverksamhet och säkerställa kommunens behov av varor och tjänster.
  • Att upphandling är en strategisk uppgift med ett kommungemensamt intresse.
  • Att upphandling är ett medel för att styra samhället mot en långsiktig hållbar utveckling med beaktande av social och etisk hänsyn.
  • Att all upphandling ska baseras på en helhetssyn. Kommunens gemensamma bästa har alltid företräde före enskild verksamhets intresse.

Ansvarsfördelning 

  • Kommunstyrelsen har det strategiska ansvaret för all upphandling inom Skövde kommun.
  • Kommunstyrelsens verkställande organ för kommunens upphandlingsverksamhet är upphandlingsenheten vid Sektor medborgare och samhällsutveckling.
  • Tekniska nämnden ansvarar för kommunens upphandling avseende bygg- och anläggningsentreprenader samt tjänster som hör till dessa.

Grundförutsättningar

  • Allupphandling av varor och tjänster ska ske enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) och antagna regler och riktlinjer för upphandling inom Skövde kommun.
  • Kommunens storlek som upphandlande myndighet ska utnyttjas genom att ramavtal upprättas för varor och tjänster inom alla områden där så är möjligt och lämpligt. Tecknade ramavtal är tvingande och ska följas av alla anställda.
  • All upphandling ska planeras i så god tid att upphandlingen kan genomföras i enlighet med policyns krav.
  • All upphandling ska ske i nära samverkan mellan upphandlings- och verksamhetskompetens.
  • Anskaffningsbeslut och utformning av kravspecifikationer åligger beställande enheter enligt gällande delegationsordning.

Affärsmässighet
Upphandling ska ske i konkurrens samt präglas av affärsmässighet och objektivitet på det sätt som föreskrivs i lagen om offentlig upphandling.

  • Kommunen ska i sina upphandlingar ställa relevanta krav, vara tydlig, behandla alla anbudsgivare lika samt göra upphandlingarna kända på marknaden.
  • Upphandlingar ska, om det är ekonomiskt försvarbart, utformas så att såväl mindre som större företag har möjlighet att lämna anbud och delta i konkurrensen.

Affärsetik
Begreppet affärsetik innefattar både affärsmässighet och att inte ta ovidkommande hänsyn, men även i övrigt ett etiskt agerande. Därför är det viktigt att:

  • Inga orimliga eller onödiga krav ska ställas så att någon anbudsgivare eller leverantör gynnas eller missgynnas.
  • Personal som deltar i upphandlingsprocessen inte har personliga engagemang eller intressen i leverantörsföretag (jäv) som riskerar att stå i konflikt med koncernens intressen.
  • Egna rese- och logikostnader vid besök hos eller vid resor tillsammans med leverantörer alltid ska betalas av kommunen.
  • En arbetstagare får inte ta emot gåvor eller tjänster från befintliga eller potentiella leverantörer som kan medföra att en utomstående betraktare kan ha skäl att anta att detta kan påverka kommunens affärsmässighet.

Sociala krav

  • Vid varje upphandling ska kommunen inom ramen för gällande upphandlingslagstiftning och praxis ställa etiska och sociala krav, med beaktande av deklarationer och konventioner inom mänskliga rättigheter, arbetsrätt och arbetsmiljöhänsyn.

Miljökrav, djurskydd, antibiotikaanvändning och smittskydd

  • All upphandling ska vara inriktad på att de upphandlande varorna och tjänsterna ska bidra till en ekologiskt hållbar utveckling.
  • I upphandlingar ska miljökrav, djurskyddskrav, krav rörande antibiotika användning och smittskydd ställas i enlighet med Miljöstyrningsrådets kriteriedokument.

Totalkostnadsperspektiv
Upphandling och inköp ska präglas av ett totalkostnadsperspektiv. Med detta avses att hänsyn ska tas till samtliga kostnader som är förenliga med upphandlingen/inköpet. Livscykelperspektivet ska vara grundläggande vid beräkning av totalkostnaden.

Uppföljning

Upphandlingspolicyns efterlevnad ska följas upp så att tillräcklig professionalitet, affärsmässighet, helhetssyn samt etisk-, social- och miljömässig hållbarhet kan verifieras för hela försörjningskedjan. Uppföljning ska ske i samarbete mellan uppföljnings- och verksamhetskompetens och förutsätter deltagande från varje förvaltning.

Samverkan
Skövde kommun ska där tydlig samverkansnytta finns för kommunen, samarbeta med kommuner, regioner, statliga myndigheter och organisationer, i syfte att genomföra så kostnadseffektiva och långsiktigt hållbara upphandlingar som möjligt.

Revidering
Denna upphandlingspolicy är antagen av (KF) kommunfullmäktige och ska revideras en gång per mandatperiod. Bilaga med stödjande dokument uppdateras fortlöpande av upphandlingsenheten.