Bygglovsprocessen nu ännu snabbare

Förbättringsarbete i bygglovsprocessen har gett fantastiskt resultat. Ledtiden har minskat från 40 dagar till 15!

"Tratten" kallas det nya arbetssätt som bygglovsenheten har arbetat med sedan hösten 2018. Det har nu gett utdelning, då handläggningstiden från inkommen till komplett ansökan om bygglov har minskat från cirka 40 dagar i genomsnitt till 15.

- I och med att en ny lagstiftning skulle börja gälla från januari 2019 behövde vi se över våra processer för att se till att vi levde upp till både de lagstadgade kraven och kundernas förväntningar på oss, säger Claes Clausen, bygglovschef.

Den nya lagstiftningen innebär att ett bygglovsärende ska ha ett beslut inom 10 veckor från den dagen att bygglovsenheten har mottagit en komplett ansökan. Annars ska avgiften reduceras .

Tätare avstämningar och bättre kommunikation

"Tratten" går ut på att handläggarna på bygglovsenheten samlas tre gånger i veckan och går igenom nya bygglovsansökningar. Samma dag skickas sedan en begäran om komplettering, om detta krävs för att ansökan ska vara komplett. Kommer inte kunden in med komplettering så avslutas ärendet istället för att ligga kvar i systemet. Kunden far då ansöka på nytt igen.

Vi har även arbetat med att förbättra hur vi uttrycker oss skriftligen när vi kommunicerar med våra kunder, samt ge bättre hänvisningar till den kunskapsbank vi har på vår webb. Vi upplever att de som ansöker om bygglov också tycker att detta har förenklat processen.

Drastisk minskning och ökat kundfokus

Vårt förändrade arbetssätt innebär att processen nu nära på är så slimmad den kan bli. De 15 dagarna, från att ansökan inkommit till att den är komplett, är en drastisk minskning från tidigare. Efter detta tar det i genomsnitt 20 dagar till innan ärendet är beslutat, vilket även det är en stark förbättring från tidigare år då det tagit runt 50 dagar. Alltså en förbättring totalt med cirka 15 dagar!

- Om det visar sig att siffrorna står sig när helåret är slut så är det ett bevis på en oerhört slimmad process, säger Anders G Johansson, ordförande i bygglovsnämnden. Det är bara en ändring i lagstiftningen som skulle kunna möjliggöra för kortare handläggningstider efter detta, då det finns ett lagkrav på 2 veckor då grannar ska kunna yttra sig.

Detta i sig möjliggör att vi kan fokusera ännu mer på rådgivning, kommunikation och bemötande för att ge kunden ännu bättre upplevelse av att söka bygglov i Skövde kommun.

Bakgrund

Ett växande Skövde innebär fler som söker bygglov och större tryck på våra verksamheter. Det skulle normalt ha lett till ökade administrationstider. Sedan 2013 har vi haft ett helt digitalt ärendeflöde för hantering av bygglovsärenden, det vill säga en standardiserad administration genom hela processen. Detta var Skövde kommun bland de första med i Sverige att genomföra. Det digitala flödet innebär minimal handpåläggning av handläggaren och att kompetens kan läggas på mer kvalitativt arbete, exempelvis utökad rådgivning.