Allmänna handlingar
Handlingar är allt som innehåller information av något slag. En allmän handling är en handling som har kommit in till eller är upprättad och förvarad hos en myndighet. Allmänna handlingar är enligt offentlighetsprincipen offentliga och tillgängliga för alla att ta del av, om det inte handlar om sekretessbelagda (hemliga) uppgifter.
För att en handling ska anses var allmän finns det två kriterier som måste uppfyllas:
- Handlingen ska vara förvarad hos myndigheten
- Den ska antingen ha inkommit till myndigheten eller upprättats hos myndigheten.
Det har ingen betydelse hur handlingen ser ut – om det är en hastigt nedklottrad papperslapp eller en väl strukturerad databas. Det är innehållet som styr om de är allmänna eller sekretessbelagda.
Även all din egen kontakt (brev, fax, e-post med mera) med kommunen blir en allmän handling, som kan läsas av andra.
Alla har rätt att se vilka handlingar som finns hos myndigheten. Registret över allmänna handlingar (även kallat diariet) är en allmän handling som vi ska kunna visa upp.
Vad är inte en allmän handling?
Arbetsmaterial som till exempel minnesanteckningar (PM, andra anteckningar eller upptagningar) som endast är till för ärendets presentation eller beredning räknas inte som allmänna handlingar. Inte heller är utkast, koncept eller interna meddelanden inom en myndighet allmänna. Det gäller även ojusterade protokoll eller tjänsteskrivelser som inte behandlats i nämnden.
Begära ut handlingar
Allmänna offentliga handlingar ska lämnas ut direkt eller så snart det är möjligt om någon begär det.
Du behöver inte tala om vem du är när du vill ha allmänna, offentliga handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga dig om detta.
Du kan klaga om du nekas att ta del av en handling och du ska enligt lagen få ett skriftligt besked om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten. Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen.
Läsa handlingar och ta med kopior
Du kan inte låna originalhandlingar utan handlingarna får läsas på plats. Du har också rätt att få kopior och det finns en särskild prislista för kopior.
Elektroniska handlingar
Även elektroniska handlingar ska efter sekretessprövning lämnas ut. Dokumenten behöver inte överlämnas i elektronisk form, om det inte finns bestämmelser i lag som säger något annat.
Hur fort kan du få handlingarna?
Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut "skyndsamt". I praktiken innebär det att de ska lämnas ut omedelbart om du personligen besöker kommunen.